{"id":553,"date":"2023-02-17T10:25:55","date_gmt":"2023-02-17T10:25:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ketchum.com\/germany\/?page_id=553"},"modified":"2023-02-17T11:05:17","modified_gmt":"2023-02-17T11:05:17","slug":"richtlinie-hinweisgeberschutzgesetz","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.ketchum.com\/germany\/richtlinie-hinweisgeberschutzgesetz\/","title":{"rendered":"Richtlinie Hinweisgeberschutzgesetz"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\r\n<div class=\"wp-block-columns is-layout-flex wp-container-core-columns-is-layout-9d6595d7 wp-block-columns-is-layout-flex\">\r\n<div class=\"wp-block-column is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\" style=\"flex-basis: 100%\">\r\n<section class=\"intro   alignwide ketchum-timber-intro\">\n\t<div class=\"container\">\n\t\t<div class=\"col-12 ketchum-timber-intro-box\">\n\n\t\t\t<h2 class=\"ketchum-timber-bold ketchum-timber-color-white\">\n\t\t\t\tRichtlinie Hinweisgeberschutzgesetz\n\t\t\t<\/h2>\n\t\t\t<h5 class=\"ketchum-timber-color-white\">\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/h5>\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n<\/section><br \/><\/p>\r\n<div class=\"wp-block-columns is-layout-flex wp-container-core-columns-is-layout-9d6595d7 wp-block-columns-is-layout-flex\">\r\n<div class=\"wp-block-column is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\" style=\"flex-basis: 100%\"><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row el_class=&#8221;is-layout-flex wp-container-2 wp-block-columns special&#8221;][vc_column el_class=&#8221;is-layout-flow wp-block-column container&#8221;][vc_column_text]<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430299\"><\/a>1. Einleitung<\/h1>\n<h2><a name=\"_Toc119430300\"><\/a>1.1. Zweck der Richtlinie<\/h2>\n<p>Die Einhaltung von Gesetzen ist die Grundlage all unserer Aktivit\u00e4ten und wir verstehen ehrliches, ethisches und regelkonformes Verhalten als Basis unseres Unternehmenserfolges. Wir haben daf\u00fcr bestimmte interne Richtlinien aufgestellt, in denen wir Verhaltensregeln f\u00fcr bestimmte Bereiche konkretisieren (z.B. unsere Menschenrechtserkl\u00e4rung, das Energie- und Umweltmanagementsystem, den Code of Conduct sowie die Richtlinie Datenschutz).<\/p>\n<p>Wir erwarten von allen Mitarbeitenden, dass sie sich nicht nur an unsere hohen Standards halten, sondern sich ihnen auch verpflichten.<\/p>\n<p>Es besteht dennoch f\u00fcr jede Organisationen das Risiko, dass von Zeit zu Zeit etwas schiefl\u00e4uft oder dass sich Mitarbeitende unwissentlich oder wissentlich unethisch oder illegal verhalten. Eine Kultur der Offenheit und der Verantwortlichkeit ist unerl\u00e4sslich, um solche Situationen zu verhindern bzw. zu bew\u00e4ltigen, wenn sie doch eintreten sollten.<\/p>\n<p>Damit wir diesem Anspruch gerecht werden k\u00f6nnen, ist es wichtig, von potenziellem Fehlverhalten zu erfahren und dieses abzustellen. Es ist uns dementsprechend sehr wichtig, Hinweise zu potenziellem Fehlverhalten zu erhalten und dazu zu ermutigen, potenzielles Fehlverhalten zu melden, ohne Sanktionen bzw. Diskriminierung bef\u00fcrchten zu m\u00fcssen.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430301\"><\/a>1.2. Inhalte der Richtlinie<\/h2>\n<p>Diese Richtlinie beantwortet folgende Fragen:<\/p>\n<ul>\n<li>Wie kann potenzielles Fehlverhalten gemeldet werden?<\/li>\n<li>Wird die Vertraulichkeit der Identit\u00e4t der Hinweisgebenden gew\u00e4hrleistet?<\/li>\n<li>Wer kann potenzielles Fehlverhalten melden?<\/li>\n<li>Was kann gemeldet werden?<\/li>\n<li>Was passiert nach einer Meldung bzw. wie werden Meldungen bearbeitet?<\/li>\n<li>Wie werden Hinweisgebende gesch\u00fctzt?<\/li>\n<li>Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"_Toc119430302\"><\/a>1.3.\u00a0 F\u00fcr wen gilt diese Richtlinie?<\/h2>\n<p>Diese Richtlinie gilt f\u00fcr alle Mitarbeitende, Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten, Organmitglieder, F\u00fchrungskr\u00e4fte, freie Mitarbeitende und sonstige Besch\u00e4ftigte (nachfolgend einheitlich als \u201eMitarbeitende\u201c bezeichnet).<\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich gilt die Richtlinie entsprechend auch f\u00fcr alle sonstigen Meldeberechtigten, wie Bewerbende, ehemalige Mitarbeitende, s\u00e4mtliche Gesch\u00e4ftspartner wie Lieferanten, Dienstleister und Kunden, Anteilseigner, Handelsvertreter, Mittler und alle sonstigen relevanten Stakeholder, die Kenntnis von einem Fehlverhalten im Unternehmen haben.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430303\"><\/a>1.4. Vorrang zwingenden lokalen Rechts<\/h2>\n<p>Zwingendes lokales Recht bleibt von dieser Richtlinie selbstverst\u00e4ndlich unber\u00fchrt. Sofern diese Richtlinie im Widerspruch steht zu zwingendem lokalem Recht hat zwingendes lokales Recht Vorrang.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430304\"><\/a>2. Wie kann potenzielles Fehlverhalten gemeldet werden?<\/h1>\n<p><strong>Interne Hinweise:<\/strong> Potenzielles Fehlverhalten kann zum einen unternehmensintern gemeldet werden. Es k\u00f6nnen auch lediglich Fragen gestellt oder Bedenken mitgeteilt werden hinsichtlich der Rechtskonformit\u00e4t bzw. der ethischen Vereinbarkeit bestimmter Unternehmensaktivit\u00e4ten.<\/p>\n<p><strong>Externe Hinweise:<\/strong> Hinweise zu potenziellem Fehlverhalten k\u00f6nnen aber auch extern an die zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden gegeben werden.<\/p>\n<p>Wir begr\u00fc\u00dfen es, wenn Hinweisgebende zuerst einen internen Hinweis geben, um uns die M\u00f6glichkeit zu geben, potenzielles Fehlverhalten intern zu untersuchen und abzustellen, Hinweisgebende sind jedoch nicht verpflichtet, zuerst intern zu melden, bevor sie sich mit einem externen Hinweis an die zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden wenden.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430305\"><\/a>2.1. Unternehmensinterne Hinweise<\/h2>\n<h3><a name=\"_Toc119430306\"><\/a>2.1.1. Vorgesetzte\/Personalabteilung<\/h3>\n<p>Potenzielles Fehlverhalten kann den zust\u00e4ndigen Vorgesetzten oder der Personalabteilung gemeldet werden. Hinweisgebende k\u00f6nnen sich pers\u00f6nlich an die jeweiligen Ansprechpartner wenden oder die Angelegenheit schriftlich niederlegen. M\u00f6glicherweise kann so schnell und effektiv eine L\u00f6sung gefunden werden.<\/p>\n<h3><a name=\"_Toc119430307\"><\/a>2.1.2. Hinweisgebersystem CONFDNT<\/h3>\n<p>Hinweisgebende k\u00f6nnen potenzielles Fehlverhalten auch \u00fcber unser Hinweisgebersystem melden. Hinweise k\u00f6nnen dabei wie folgt gegeben werden:<\/p>\n<p>Online \u00fcber unsere Webseite und telefonisch \u00fcber unsere Hotline:<\/p>\n<p><strong>Ketchum Gruppe: <\/strong><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/ketchum.confdnt.com\">https:\/\/ketchum.confdnt.com<\/a><br \/>Tel. DE: +49 89143770381<br \/>Tel. EN: +49 8962825611<\/p>\n<p>Die Webseite f\u00fcr Hinweise und die Hotline f\u00fcr Hinweise werden vom Anbieter CONFDNT zur Verf\u00fcgung gestellt.<\/p>\n<p>Bei einem Hinweis \u00fcber die Webseite f\u00fcr Hinweise kann aus folgenden Optionen ausgew\u00e4hlt werden:<\/p>\n<ul>\n<li>Anonym<br \/>Es werden keinerlei Daten zur Identit\u00e4t der Hinweisgebenden erfasst, der Status der Bearbeitung des Hinweises kann aber dennoch \u00fcber einen QR-Code bzw. einen Link jederzeit anonym nachverfolgt werden. Auf diesem Wege k\u00f6nnen anonym auch weitere erg\u00e4nzende Hinweise zum Sachverhalt gegeben werden.<\/li>\n<li>Vertraulich<br \/>Hinweisgebende k\u00f6nnen Kontaktdaten angeben, z.B. ihre E-Mail-Adresse, und werden dann \u00fcber den Status der Bearbeitung ihres Hinweises auf dem Laufenden gehalten und Hinweisbearbeitende im Unternehmen k\u00f6nnen R\u00fcckfragen zum Sachverhalt stellen, wodurch die Aufkl\u00e4rung des Sachverhalts vereinfacht und beschleunigt werden kann.<br \/>Bei einem vertraulichen Hinweis werden die Kontaktdaten und die Informationen zur Identit\u00e4t der Hinweisgebenden ausschlie\u00dflich vom Anbieter des Hinweisgebersystems CONFDNT verarbeitet und nicht an die Hinweisbearbeitenden im Unternehmen weitergeleitet. Dies ist vertraglich mit CONFDNT eindeutig so vereinbart und CONFDNT darf diese Informationen nicht an das Unternehmen weiterleiten. CONFDNT steht dabei als Anonymisierungsebene zwischen den Hinweisgebenden und den Hinweisbearbeitenden im Unternehmen.<\/li>\n<li>Transparent<br \/>Bei einem transparenten Hinweis werden die Kontaktdaten bzw. Informationen zur Identit\u00e4t der Hinweisgebenden vom Anbieter des Hinweisgebersystems CONFDNT an die Hinweis\u00adbearbeitenden im Unternehmen weitergegeben und es kann eine direkte Kommunikation zwischen den Hinweisgebenden und den Hinweisbearbeitenden im Unternehmen erfolgen.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"_Toc119430308\"><\/a>2.2. Externe Hinweise an die zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden<\/h2>\n<p>Hinweisgebende k\u00f6nnen sich bei potenziellem Fehlverhalten auch stets an die zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden wenden.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430309\"><\/a>2.3. Anonyme- oder vertrauliche Hinweise<\/h2>\n<p>Das Unternehmen wird auch anonymen Hinweisen nachgehen. Eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Untersuchung k\u00f6nnte in diesen F\u00e4llen jedoch schwieriger oder unm\u00f6glich sein, wenn keine weiteren erg\u00e4nzenden Informationen zum jeweiligen Sachverhalt von den Hinweisgebenden eingeholt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Mit dem Hinweisgebersystem CONFDNT steht die M\u00f6glichkeit zur Verf\u00fcgung, vertrauliche Hinweise zu geben, ohne dass gegen\u00fcber den Hinweisbearbeitenden im Unternehmen die Identit\u00e4t der Hinweisgebenden aufgedeckt wird, da die Identit\u00e4t der Hinweisgebenden bei einem vertraulichen Hinweis lediglich dem Anbieter des Hinweisgebersystems CONFDNT bekannt ist und CONFDNT die Identit\u00e4t der Hinweisgebenden dem Unternehmen gegen\u00fcber nicht aufdecken wird und nicht aufdecken darf.<\/p>\n<p>Ein vertraulicher Hinweis kombiniert somit die Vorteile der Anonymit\u00e4t mit der M\u00f6glichkeit der Kommunikation zwischen den Hinweisgebenden und dem Unternehmen.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430310\"><\/a>2.4. Telefonische Hinweise und pers\u00f6nliches Treffen<\/h2>\n<p>Telefonische Hinweise bzw. Hinweise, die im Rahmen eines pers\u00f6nlichen Gespr\u00e4chs gegeben werden, werden mit Zustimmung der Hinweisgebenden aufgezeichnet oder das Gespr\u00e4ch wird protokolliert. Den Hinweisgebenden wird das Gespr\u00e4chsprotokoll im Anschluss zur \u00dcberpr\u00fcfung und Korrektur zur Verf\u00fcgung gestellt und sie k\u00f6nnen das Protokoll durch Unterschrift best\u00e4tigen.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430311\"><\/a>3. Wer kann potenzielles Fehlverhalten melden?<\/h1>\n<p>Meldeberechtigt sind alle aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden unseres Unternehmens, alle Bewerbende, Gesch\u00e4ftspartner wie Lieferanten, Dienstleister und Kunden, Anteilseigner, Handelsvertreter, Mittler und alle sonstigen relevanten Stakeholder, die Kenntnis von einem Fehlverhalten im Unternehmen haben.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430312\"><\/a>4. Was kann und soll gemeldet werden?<\/h1>\n<h2><a name=\"_Toc119430313\"><\/a>4.1. S\u00e4mtliche potenziellen Missst\u00e4nde<\/h2>\n<p>Es k\u00f6nnen und sollen s\u00e4mtliche Missst\u00e4nde im Unternehmen, jegliches Fehlverhalten von Mitarbeitenden, alle potenziellen Verst\u00f6\u00dfe gegen geltendes Recht und\/oder Richtlinien des Unternehmens etc. einschlie\u00dflich auch des jeweiligen Verdachts gemeldet werden.<\/p>\n<p>Dies umfasst insbesondere folgende Bereiche, ist aber keinesfalls darauf beschr\u00e4nkt:<\/p>\n<ul>\n<li>Betrug und Fehlverhalten in Bezug auf die Rechnungslegung bzw. interne Rechnungslegungskontrollen<\/li>\n<li>Korruption, Bestechung und Bestechlichkeit<\/li>\n<li>Banken- und Finanzkriminalit\u00e4t<\/li>\n<li>Wirtschaftspr\u00fcfungsdelikte<\/li>\n<li>Geldw\u00e4sche, Finanzierung terroristischer Aktivit\u00e4ten,<\/li>\n<li>Verbotene Insidergesch\u00e4fte<\/li>\n<li>Verst\u00f6\u00dfe gegen das Kartellrecht<\/li>\n<li>Verst\u00f6\u00dfe gegen das Wettbewerbsrecht<\/li>\n<li>Verst\u00f6\u00dfe gegen das Datenschutzrecht<\/li>\n<li>Geheimnisverrat, Verst\u00f6\u00dfe gegen Vertraulichkeitsverpflichtungen<\/li>\n<li>F\u00e4lschung von Vertr\u00e4gen, Berichten oder Aufzeichnungen<\/li>\n<li>Missbrauch von Unternehmensg\u00fctern, Diebstahl oder Veruntreuung<\/li>\n<li>Verst\u00f6\u00dfe gegen Menschenrechte<\/li>\n<li>Diskriminierung unserer Mitarbeitenden<\/li>\n<li>Gefahren f\u00fcr die Gesundheit bzw. Sicherheit unserer Mitarbeitenden<\/li>\n<li>Verst\u00f6\u00dfe gegen Rechte von Mitarbeitenden oder Vertretungsorganen<\/li>\n<li>Umweltgef\u00e4hrdungen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es k\u00f6nnen und sollen Verst\u00f6\u00dfe bzw. der Verdacht von Verst\u00f6\u00dfen jeglicher Mitarbeitenden, einschlie\u00dflich der Organe und F\u00fchrungskr\u00e4fte des Unternehmens gemeldet werden. Gleiches gilt auch, wenn Dritte Handlungen vornehmen, die sich gegen unser Unternehmen richten (beispielsweise Bestechungsversuche durch Dienstleister und Lieferanten).<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430314\"><\/a>4.2. Begr\u00fcndeter Verdacht<\/h2>\n<p>Es sollen s\u00e4mtliche F\u00e4lle gemeldet werden, bei denen ein begr\u00fcndeter Verdacht vorliegt, dass ein nach dieser Richtlinie relevanter Vorfall vorliegt.<\/p>\n<p>Nicht in allen F\u00e4llen wird f\u00fcr die Hinweisgebenden klar erkennbar sein, ob eine bestimmte Handlung oder ein bestimmtes Verhalten einen Missstand bzw. einen Versto\u00df gegen Gesetze und\/oder Firmenrichtlinien darstellt. Die Hinweisgebenden sollten dies vor dem Hinweis sorgf\u00e4ltig pr\u00fcfen. Es ist jedoch eindeutig im Interesse des Unternehmens, wenn ein Verdachtsfall gemeldet wird, auch wenn sich Hinweisgebende nicht zu 100% sicher sind, dass es sich tats\u00e4chlich um einen Missstand handelt, bei dem das Unternehmen eingreifen muss.<\/p>\n<p>Im Zweifelsfall k\u00f6nnen die potenziellen Hinweisgebenden den Fall bzw. den Verdacht auch ohne Nennung von Namen abstrakt mit einer Person ihres Vertrauens, z.B. aus dem Kreis der Vorgesetzen, Personalabteilung oder des Betriebsrats -sofern vorhanden- besprechen und abstimmen, ob es sich um einen relevanten Fall handelt, der zu melden ist.<\/p>\n<h2>4.3. Konkretisierung und Plausibilit\u00e4t\/Nachvollziehbarkeit<\/h2>\n<p>Jeder Hinweis sollte so konkret wie m\u00f6glich erfolgen. Die Hinweisgebenden sollten m\u00f6glichst detaillierte Informationen \u00fcber den zu meldenden Sachverhalt vorlegen, so dass die Meldestellenbeauftragten die Angelegenheit richtig einsch\u00e4tzen k\u00f6nnen. In diesem Zusammenhang sollten die Hintergr\u00fcnde, der Tathergang und der Grund der Meldung sowie Namen, Daten, Orte und sonstige Informationen benannt werden. Sofern vorhanden, sollten Dokumente vorgelegt werden. Pers\u00f6nliche Erfahrungen, m\u00f6gliche Vorurteile oder subjektive Auffassungen sollten als solche kenntlich gemacht werden.<\/p>\n<p>Die Hinweisgebenden sind grunds\u00e4tzlich nicht zu eigenen Ermittlungen verpflichtet; eine Ausnahme kann gelten, wenn sie dazu arbeitsvertraglich verpflichtet sind.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430316\"><\/a>4.4. Gutgl\u00e4ubigkeit bzw. Missbrauch des Hinweisgebersystems<\/h2>\n<p>Ein Hinweis sollte in gutem Glauben erfolgen. Ergibt die \u00dcberpr\u00fcfung des Hinweises, dass beispielsweise kein begr\u00fcndeter Verdacht besteht oder die Fakten nicht ausreichen, um einen Verdacht zu erh\u00e4rten, haben Hinweisgebende, die einen Hinweis gutgl\u00e4ubig melden, keine disziplinarischen Ma\u00dfnahmen zu bef\u00fcrchten.<\/p>\n<p>Anderes gilt f\u00fcr Hinweisgebende, die das Hinweisgebersystem bewusst f\u00fcr falsche Meldungen missbrauchen; diese m\u00fcssen mit disziplinarischen Ma\u00dfnahmen rechnen. Auch eine Beeintr\u00e4chtigung des Hinweisgebersystems durch bspw. Manipulation, Vertuschung oder der Bruch von Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitspflichten k\u00f6nnen disziplinarische Ma\u00dfnahmen und ggfls. zivilrechtliche oder strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430317\"><\/a>4.5. Hinweispflicht<\/h2>\n<p>Soweit Mitarbeitende Anlass zu der Annahme haben, dass ein Sachverhalt, der im Zusammenhang mit dem Unternehmen steht, eine Straftat darstellt oder geeignet ist, zu schweren Sch\u00e4den f\u00fcr das Unternehmen oder f\u00fcr Dritte zu f\u00fchren, besteht eine Hinweispflicht. Diese Hinweispflicht entf\u00e4llt, sofern der Sachverhalt dem Unternehmen bereits erkennbar bekannt ist oder sofern nach der Strafprozessordnung keine Zeugnispflicht best\u00fcnde, z.B. bei Ehepartnern oder Verwandten gem. \u00a7 52 StPO.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430318\"><\/a>5. Was passiert nach einer Meldung bzw. wie werden Meldungen bearbeitet?<\/h1>\n<h2><a name=\"_Toc119430319\"><\/a>5.1. Eingangsbest\u00e4tigung<\/h2>\n<p>Hinweisgebende erhalten innerhalb von sieben Tagen nach Eingang ihres Hinweises eine Eingangsbest\u00e4tigung, sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde.<\/p>\n<p>Bei der Nutzung unseres Hinweisgebersystems CONFDNT kann auch bei einer anonymen Meldung die Eingangsbest\u00e4tigung \u00fcber den QR-Code bzw. Link zum jeweiligen Hinweis die Eingangsbest\u00e4tigung und der Status der Bearbeitung abgerufen werden.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430320\"><\/a>5.2. Bearbeitung des Hinweises<\/h2>\n<p>Jeder Hinweis wird vertraulich und unter Ber\u00fccksichtigung der geltenden Datenschutzgesetze behandelt. F\u00fcr die Bearbeitung der Hinweise sind im Unternehmen weisungsungebundene unparteiische Meldestellenbeauftragte benannt.<\/p>\n<p>Nach dem Eingang eines Hinweises best\u00e4tigen die Meldestellenbeauftragten den Eingang der Meldung sp\u00e4testens nach 7 Tagen. Durch die Meldestellenbeauftragten erfolgt eine erste Pr\u00fcfung der Plausibilit\u00e4t und Relevanz des Hinweises.<\/p>\n<p>Sind die Meldestellenbeauftragte der Auffassung, dass weitere Ermittlungen erfolgen sollten, dokumentieren sie dies und leiten die Informationen an die im Unternehmen f\u00fcr die weitere Ermittlung zust\u00e4ndigen Stellen weiter. Diese f\u00fchren im Anschluss die internen Ermittlungen durch.<\/p>\n<p>Der Name der Hinweisgebenden wird nur dann kommuniziert und im Unternehmen offengelegt, wenn die Hinweisgebenden daf\u00fcr ihre ausdr\u00fcckliche Freigabe erteilt haben.<\/p>\n<p>Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, die f\u00fcr die Untersuchung zust\u00e4ndigen Stellen bei ihren Ermittlungen zu unterst\u00fctzen und nach bestem Gewissen an der Aufkl\u00e4rung des Verdachts mitzuwirken. Sie sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.<\/p>\n<p>Die ermittelten Informationen werden dokumentiert, wobei nur die erforderlichen Daten erhoben und verarbeitet werden. Die Untersuchung wird zeitlich so schnell wie im angemessenen Rahmen m\u00f6glich durchgef\u00fchrt.<\/p>\n<p>Die f\u00fcr die internen Ermittlungen zust\u00e4ndige Stelle bzw. zust\u00e4ndigen Stellen halten die Meldestellenbeauftragten \u00fcber den Fortgang der Ermittlungen auf dem Laufenden.<\/p>\n<p>Die Hinweisgebenden werden von den Meldestellenbeauftragten \u00fcber den Fortgang des Verfahrens informiert und erhalten in angemessenem zeitlichem Rahmen, sp\u00e4testens innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Hinweises, eine R\u00fcckmeldung zum Bearbeitungsstand bzw. zu den im Zusammenhang mit dem Hinweis ergriffenen Ma\u00dfnahmen.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430321\"><\/a>5.3. Abschluss der Ermittlungen und Ma\u00dfnahmen<\/h2>\n<p>Die f\u00fcr die internen Ermittlungen zust\u00e4ndige Stelle bzw. zust\u00e4ndigen Stellen informieren nach Abschluss der Ermittlungen die jeweils entscheidungsbefugten Personen, sofern sich ein Hinweis als zutreffend und relevant herausstellt.<\/p>\n<p>Entscheidungsbefugte Personen sind Personen, die im Unternehmen Handlungsm\u00f6glichkeiten zur Behebung, Verfolgung, Ahndung etc. von Missst\u00e4nden haben. Im Regelfall wird dies die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung sein.<\/p>\n<p>Die entscheidungsbefugten Personen beschlie\u00dfen dann, basierend auf dem ermittelten Sachverhalt, die im Interesse des Unternehmens notwendigen Ma\u00dfnahmen.<\/p>\n<p>Soweit aufgrund der ermittelten Ergebnisse erforderlich, werden im Anschluss auch die zust\u00e4ndigen Beh\u00f6rden eingeschaltet und die entsprechenden Daten an diese \u00fcbermittelt.<\/p>\n<p>Stellt sich ein Hinweis als falsch heraus oder kann nicht ausreichend mit Fakten belegt werden, wird dies entsprechend dokumentiert und das Verfahren unverz\u00fcglich eingestellt. F\u00fcr betroffene Mitarbeitende d\u00fcrfen keine Konsequenzen entstehen, insbesondere wird der Vorgang nicht in der Personalakte dokumentiert.<\/p>\n<p>Das Unternehmen wird sich im \u00dcbrigen bem\u00fchen, die Ergebnisse und Vorschl\u00e4ge einer jeden Untersuchung so zu nutzen, dass ein Fehlverhalten, soweit dies nach den bestehenden Umst\u00e4nden m\u00f6glich ist, k\u00fcnftig korrigiert werden kann.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430322\"><\/a>5.4. Beschwerde \u00fcber die Art und Weise der Bearbeitung des Hinweises<\/h2>\n<p>Das Unternehmen legt gro\u00dfen Wert darauf, dass s\u00e4mtliche Hinweise umfassend bearbeitet und gew\u00fcrdigt werden und dass sie stets fair und angemessen bearbeitet werden.<\/p>\n<p>Wenn Hinweisgebende mit der Art und Weise, wie ein Hinweis bearbeitet wurde, nicht zufrieden sind, k\u00f6nnen sie sich an einer Person ihres Vertrauens, z.B. aus dem Kreis der Vorgesetzen, Personalabteilung oder des Betriebsrats -sofern vorhanden- oder direkt an die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung wenden.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430323\"><\/a>6. Wie werden Hinweisgebende gesch\u00fctzt?<\/h1>\n<h2><a name=\"_Toc119430324\"><\/a>6.1. Vertraulichkeit und Verschwiegenheit<\/h2>\n<p>Der Schutz der Hinweisgebenden wird durch die vertrauliche Behandlung ihrer Identit\u00e4t gew\u00e4hrleistet. Die Vertraulichkeit gilt auch f\u00fcr alle anderen Informationen, aus denen die Identit\u00e4t der Hinweisgebenden direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.<\/p>\n<p>Grunds\u00e4tzlich wird der Name der Hinweisgebenden nicht bekannt gegeben; abweichendes kann gelten, wenn die Hinweisgebenden die Offenlegung der Identit\u00e4t gestatten oder eine entsprechende Rechtspflicht besteht.<\/p>\n<p>Hinweisgebende sind zu unterrichten, bevor ihre Identit\u00e4t offengelegt wird, es sei denn, diese Unterrichtung w\u00fcrde die entsprechenden Ermittlungen gef\u00e4hrden.<\/p>\n<p>Gleiches wie f\u00fcr die Vertraulichkeit hinsichtlich der Hinweisgebenden gilt auch f\u00fcr Personen, die an der Aufkl\u00e4rung eines Verdachts mitgewirkt haben.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430325\"><\/a>6.2. Schutz vor Repressalien<\/h2>\n<p>Jede Person, die einen Hinweis in gutem Glauben abgibt oder an der Aufkl\u00e4rung eines entsprechenden Verdachts mitwirkt, muss nicht aufgrund des Hinweises bzw. der Mitwirkung mit benachteiligenden Ma\u00dfnahmen und Repressalien bzw. die Androhung oder den Versuch von benachteiligenden Ma\u00dfnahmen und Repressalien rechnen, wobei dies insbesondere folgende benachteiligenden Ma\u00dfnahmen und Repressalien einschlie\u00dft:<\/p>\n<ul>\n<li>Suspendierung, K\u00fcndigung oder vergleichbare Ma\u00dfnahmen<\/li>\n<li>Herabstufung oder Versagung einer Bef\u00f6rderung<\/li>\n<li>Aufgabenverlagerung, \u00c4nderung des Arbeitsortes, Gehaltsminderung, \u00c4nderung der Arbeitszeit<\/li>\n<li>Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsma\u00dfnahmen<\/li>\n<li>negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses<\/li>\n<li>Disziplinarma\u00dfnahme, R\u00fcge oder sonstige Sanktion einschlie\u00dflich finanzieller Sanktionen<\/li>\n<li>N\u00f6tigung, Einsch\u00fcchterung, Mobbing oder Ausgrenzung<\/li>\n<li>Diskriminierung, benachteiligende oder ungleiche Behandlung<\/li>\n<li>Sch\u00e4digung (einschlie\u00dflich Rufsch\u00e4digung), insbesondere in den sozialen Medien, oder Herbeif\u00fchrung finanzieller Verluste (einschlie\u00dflich Auftrags- oder Einnahmeverluste)<\/li>\n<li>vorzeitige K\u00fcndigung oder Aufhebung eines Vertrags \u00fcber Waren oder Dienstleistungen<\/li>\n<li>Entzug einer Lizenz oder einer Genehmigung<\/li>\n<\/ul>\n<p>Abweichendes kann gelten, wenn die Person in den aufzukl\u00e4renden Vorfall verwickelt ist.<\/p>\n<p>Sollten Hinweisgebende oder Personen, die an der Aufkl\u00e4rung eines Verdachts mitwirken, der Auffassung sein, dass sie deshalb Repressalien ausgesetzt sind bzw. wurden, haben sie dies ihren jeweiligen Vorgesetzten mitzuteilen, bzw. sofern die Vorgesetzten in die potenzielle Repressalie involviert sind bzw. waren, der Gesch\u00e4ftsleitung.<\/p>\n<p>Liegt die Vermutung nahe, dass Hinweisgebende oder an der Aufkl\u00e4rung des Verdachts mitwirkende Personen, Repressalien aufgrund des Hinweises bzw. der Mitwirkung erfahren haben, obliegt es der Person, die die benachteiligende Ma\u00dfnahme ergriffen hat, zu beweisen, dass diese Ma\u00dfnahme auf hinreichend gerechtfertigten Gr\u00fcnden basierte und keine Repressalie aufgrund des Hinweises bzw. der Mitwirkung darstellt.<\/p>\n<p>Jegliche Benachteiligung, Diskriminierung, Bel\u00e4stigung oder \u00c4hnliches von Hinweisgebenden oder an der Aufkl\u00e4rung mitwirkenden Personen wird seitens des Unternehmens nicht geduldet. Das Unternehmen pr\u00fcft die Umst\u00e4nde des jeweiligen Falles und kann vor\u00fcbergehende oder dauerhafte Ma\u00dfnahmen ergreifen, um die Hinweisgebenden bzw. mitwirkende Personen zu sch\u00fctzen und die Interessen des Unternehmens zu wahren.<\/p>\n<p>Alle Mitarbeitende oder Vorgesetzte, die Hinweisgebenden oder Personen, die an der Aufkl\u00e4rung eines entsprechenden Verdachts mitwirken, aufgrund des Hinweises oder der Mitwirkung entlassen, herabstufen, bel\u00e4stigen, diskriminieren oder \u00e4hnliches, m\u00fcssen mit disziplinarischen Ma\u00dfnahmen rechnen, die im \u00e4u\u00dfersten Fall zur Entlassung f\u00fchren k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Der Schutz vor Repressalien erstreckt sich auch auf Dritte, die mit\u00a0 Hinweisgebenden in Verbindung stehen und in einem beruflichen Kontext Repressalien erleiden k\u00f6nnten, wie z.B. weiteren Mitarbeitenden oder Familienmitgliedern der Hinweisgebenden, juristische Personen, die im Eigentum der Hinweisgebenden stehen oder f\u00fcr die die Hinweisgebenden arbeiten oder mit denen die Hinweisgebenden in einem beruflichen Kontext anderweitig in Verbindung steht.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430326\"><\/a>7. Wie werden gemeldete Personen gesch\u00fctzt?<\/h1>\n<h2><a name=\"_Toc119430327\"><\/a>7.1. Information der gemeldeten Person<\/h2>\n<p>Jede von einem Hinweis betroffene Person wird zu gegebener Zeit und unter Ber\u00fccksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben \u00fcber die gegen sie gerichteten Verdachts\u00e4u\u00dferungen benachrichtigt, sofern diese Benachrichtigung nicht den Fortgang des Verfahrens zur Feststellung des Sachverhalts erheblich erschweren w\u00fcrde. Die Benachrichtigung erfolgt sp\u00e4testens nach Abschluss der Ermittlungen.<\/p>\n<p>Die Benachrichtigung enth\u00e4lt in der Regel folgende Informationen:<\/p>\n<ul>\n<li>die Einzelheiten der eingereichten Meldung<\/li>\n<li>die Zwecke der Verarbeitung<\/li>\n<li>die Rechtsgrundlage f\u00fcr die Verarbeitung sowie die berechtigten Interessen des Unternehmens, die der Verarbeitung zugrunde liegen<\/li>\n<li>die Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden<\/li>\n<li>die Abteilungen, die \u00fcber die Meldung informiert sind sowie die zum Zugriff auf die Daten berechtigten Personen<\/li>\n<li>die Empf\u00e4nger bzw. Kategorien der Empf\u00e4nger<\/li>\n<li>die Absicht, die Daten an Empf\u00e4nger mit Sitz in einem unsicheren Drittland zu \u00fcbermitteln sowie die Rechtsgrundlage f\u00fcr die \u00dcbermittlung<\/li>\n<li>Informationen zur Identit\u00e4t der Hinweisgebenden bzw. der Quellen, soweit diese der Offenlegung ihrer Identit\u00e4t zugestimmt haben oder dies zur Wahrung der Interessen der betroffenen Personen erforderlich ist<\/li>\n<li>die Dauer der Speicherung der Daten bzw. die Kriterien f\u00fcr die Festlegung der Dauer<\/li>\n<li>die Rechte des Betroffenen auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder L\u00f6schung bzw. etwaige Widerspruchsrechte<\/li>\n<li>Beschwerderechte bei der Aufsichtsbeh\u00f6rde<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"_Toc119430328\"><\/a>7.2. Recht auf Stellungnahme<\/h2>\n<p>Die betroffene Person ist von der f\u00fcr die internen Ermittlungen zust\u00e4ndigen Stelle anzuh\u00f6ren, bevor am Ende des oben erl\u00e4uterten Verfahrens Schlussfolgerungen unter namentlicher Benennung der Person gezogen werden. Ist eine Anh\u00f6rung aus objektiven Gr\u00fcnden nicht m\u00f6glich, fordert die zust\u00e4ndige Stelle die betroffene Person auf, ihre Argumente schriftlich zu formulieren.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430329\"><\/a>7.3. Recht auf L\u00f6schung der Daten<\/h2>\n<p>Best\u00e4tigt sich der in der Meldung geltend gemachte Verdacht nicht, hat die betroffene Person ein Recht auf L\u00f6schung ihrer in diesem Zusammenhang von dem Unternehmen gespeicherten Daten.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430330\"><\/a>7.4. Recht auf Beschwerde beim Betriebsrat<\/h2>\n<p>Die gemeldete Person kann von ihrem Beschwerderecht nach \u00a7\u00a7 84, 85 BetrVG Gebrauch machen und den Betriebsrat hinzuziehen.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430331\"><\/a>8. Datenschutz<\/h1>\n<h2><a name=\"_Toc119430332\"><\/a>8.1. Rechtskonformit\u00e4t und Rechtsgrundlage<\/h2>\n<p>Personenbezogene Daten, die von Hinweisgebenden mitgeteilt werden bzw. die im Rahmen der internen Ermittlungen erhoben werden, werden unter Ber\u00fccksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeitet.<\/p>\n<p>Die erhobenen Daten werden ausschlie\u00dflich f\u00fcr die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke genutzt. Die Bereitstellung der Daten erfolgt insbesondere um die gesetzlichen Pflichten des Unternehmens bzw. die Compliance im Unternehmen sicherzustellen. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage des \u00a7 26 Abs. 1 BDSG f\u00fcr die Erf\u00fcllung arbeitsvertraglicher Pflichten bzw. auf Grundlage der \u00fcberwiegenden berechtigten Interessen des Unternehmens gem\u00e4\u00df Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Diese berechtigten Interessen sind die Sicherstellung der Compliance im Unternehmen, insbesondere die Aufdeckung und Aufkl\u00e4rung von Missst\u00e4nden im Unternehmen, unternehmenssch\u00e4digendem Verhalten, Wirtschaftskriminalit\u00e4t etc. sowie der Schutz der Mitarbeiter, Gesch\u00e4ftspartner, Kunden und sonstiger Stakeholder.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430333\"><\/a>8.2. Information und Auskunft<\/h2>\n<p>Den Hinweisgebenden werden bei der Erhebung der Daten die erforderlichen Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz mitgeteilt.<\/p>\n<p>S\u00e4mtliche Personen, deren Daten im Rahmen des Verfahrens vom Unternehmen verarbeitet werden (z.B. Hinweisgebende, gemeldete Personen oder die bei der Aufkl\u00e4rung mitwirkenden Personen), haben gem\u00e4\u00df Art. 15 DSGVO das Recht, vom Unternehmen Auskunft \u00fcber die vom Unternehmen \u00fcber sie gespeicherten Daten und weitere Informationen, wie z.B. die Verarbeitungszwecke oder die Empf\u00e4nger der Daten, zu erhalten.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430334\"><\/a>8.3. Aufbewahrung und L\u00f6schung<\/h2>\n<p>Hinweise werden nicht l\u00e4nger aufbewahrt, als dies erforderlich und verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig ist, um die in dieser Richtlinie festgelegten Anforderungen bzw. rechtliche Aufbewahrungsfristen zu erf\u00fcllen.<\/p>\n<p>Die L\u00f6schung der erhobenen Daten erfolgt dabei grunds\u00e4tzlich nach Abschluss der internen Ermittlungen, sp\u00e4testens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. Kommt es infolge eines Fehlverhaltens im Sinne dieser Richtlinie oder eines Missbrauchs des Hinweisgebersystems zu einem Straf-, Disziplinar- oder Zivilgerichtsverfahren, kann sich die Speicherdauer jedoch bis zum rechtskr\u00e4ftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens verl\u00e4ngern.<\/p>\n<p>Personenbezogene Daten, die f\u00fcr die Bearbeitung eines spezifischen Hinweises offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben bzw. unverz\u00fcglich wieder gel\u00f6scht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430335\"><\/a>8.4. Technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen<\/h2>\n<p>Die infolge eines Hinweises erhobenen und verarbeiteten Daten werden getrennt von den sonstigen im Unternehmen verarbeiteten Daten gespeichert. Durch entsprechende Berechtigungssysteme und angemessene technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen ist sichergestellt, dass nur die jeweils zust\u00e4ndigen Personen Zugriff auf diese Daten erlangen.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430336\"><\/a>8.5. \u00dcbermittlung in Drittl\u00e4nder<\/h2>\n<p>Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschlie\u00dflich innerhalb der EU bzw. des EWR. Lediglich bei au\u00dfereurop\u00e4ischen Sachverhalten kann eine \u00dcbermittlung in unsichere Drittl\u00e4nder erforderlich sein. In diesem Falle werden geeignete Garantien gem\u00e4\u00df Art. 46 ff. DSGVO vorgesehen.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430337\"><\/a>8.6. Betroffenenrechte<\/h2>\n<p>S\u00e4mtliche Personen, deren Daten im Rahmen des Verfahrens von dem Unternehmen verarbeitet werden, haben das Recht auf Berichtigung ihrer unrichtigen Daten, das Recht auf deren Vervollst\u00e4ndigung, das Recht, die Sperrung ihrer Daten oder deren L\u00f6schung zu verlangen, sofern daf\u00fcr die Voraussetzungen nach Art. 16 ff. DSGVO vorliegen. Ein L\u00f6schungsverlangen ist z.B. berechtigt, wenn die Daten unrechtm\u00e4\u00dfig verarbeitet wurden oder die Daten f\u00fcr die Zwecke, f\u00fcr die sie erhoben wurden, nicht mehr ben\u00f6tigt werden.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430338\"><\/a>8.7. Widerspruchsrechte<\/h2>\n<p>Werden Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen des Unternehmens verarbeitet, kann die von dieser Verarbeitung betroffene Person jederzeit aus Gr\u00fcnden, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung ihrer Daten bei dem Unternehmen Widerspruch einlegen. Das Unternehmen wird dann entweder \u00fcberwiegende schutzw\u00fcrdige Gr\u00fcnde, die die Verarbeitung erlauben, nachweisen oder es verarbeitet die Daten nicht mehr. F\u00fcr die Zeit dieser \u00dcberpr\u00fcfung erfolgt eine Sperrung der f\u00fcr diese Zwecke ben\u00f6tigten Daten.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430339\"><\/a>8.8. Datenschutzbeauftragter<\/h2>\n<p>Personen, die an dem Verfahren beteiligt sind, darunter auch die Hinweisgebenden selbst, k\u00f6nnen sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens wenden, um kontrollieren zu lassen, ob die aufgrund der einschl\u00e4gigen anwendbaren Bestimmungen bestehenden Rechte beachtet wurden.<\/p>\n<h2><a name=\"_Toc119430340\"><\/a>8.9. Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbeh\u00f6rde<\/h2>\n<p>Sofern Betroffene der Ansicht sind, dass das Unternehmen die Daten nicht im Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht verarbeitet, kann Beschwerde bei der zust\u00e4ndigen Datenschutzaufsichtsbeh\u00f6rde eingelegt werden.<\/p>\n<h1><a name=\"_Toc119430341\"><\/a>9. Konsequenzen bei Verst\u00f6\u00dfen<\/h1>\n<p>Ein Versto\u00df gegen diese Richtlinie kann arbeitsrechtliche Ma\u00dfnahmen nach sich ziehen, einschlie\u00dflich einer fristlosen K\u00fcndigung des Anstellungsverh\u00e4ltnisses, bzw. bei freien Mitarbeitenden einer fristlosen Beendigung der Zusammenarbeit. Ebenso kommen strafrechtliche Sanktionen und zivilrechtliche Folgen wie Schadenersatz in Betracht.<\/p>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<\/p>\r\n<p><br \/><\/p>\r\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p><\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_column_text][\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n","protected":false},"author":636,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-553","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v27.3 - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-wordpress\/ -->\n<title>Richtlinie Hinweisgeberschutzgesetz | Ketchum \u2013 Eine f\u00fchrende Agentur f\u00fcr Reputation, Markenkommunikation und Transformation<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Ketchum ist eine der f\u00fchrenden Kommunikationsberatungen. 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